Blog: Patrwm syml i gael mwy o adborth gan ddefnyddwyr ar ein ffurflenni

Am gryn amser, ychydig iawn o adborth yr oeddem yn ei gael ar ein ffurflenni ar-lein. Mewn un flwyddyn, dim ond pump o bobl a gwblhaodd yr adborth.

Roeddem yn casglu adborth drwy ychwanegu dolen arolwg ar dudalen gychwyn neu dudalen gadarnhau gwasanaeth.

Ond ychydig o ddefnyddwyr a gliciai ar y dolenni hynny, gyda mapiau gwres yn dangos fawr ddim ymgysylltu.

Problem dechnegol yn ysgogi syniad

Yn 2023, roeddwn i’n gweithio ar wasanaeth lle’r oedd angen dwy ffurflen gysylltiedig. Roedd yn rhaid i'r ail ffurflen fod yn ddewisol ac yn ddienw.

Creais ffordd o gysylltu'r ffurflenni gan roi dewis clir i ddefnyddwyr ynghylch a oeddent am barhau.

Ar ôl i'r gwasanaeth lansio, sylwais ar rywbeth annisgwyl: cwblhaodd llawer o ddefnyddwyr y ffurflen ddewisol.

Gwnaeth hynny i mi feddwl – os oedd defnyddwyr yn fodlon llenwi ffurflen ddewisol yma, a allai'r un dull weithio wrth roi adborth ar wasanaeth?

Rhoi dewis syml i ddefnyddwyr

Profais y syniad ar y ffurflen cais am swydd.

Ar ôl i ddefnyddwyr gyflwyno eu cais, gofynnwyd un cwestiwn:

“Ydych chi eisiau llenwi ffurflen adborth fer, ddienw?”

• mae dewis Ydw yn agor y cwestiynau adborth
• mae dewis Nac ydw yn dod â'r daith i ben

Dechreuon ni dderbyn llawer mwy o ymatebion bron yn syth.

Yna ychwanegwyd yr un patrwm at y ffurflen Gwneud cais i ddefnyddio tir rydyn ni'n ei reoli, gan weld canlyniadau tebyg.

Bellach, mae tua 30% o ddefnyddwyr yn dewis gadael adborth. 

Yr hyn rydyn ni wedi'i ddysgu o adborth defnyddwyr: rhai enghreifftiau

Mae'r ffurflen adborth yn gofyn dau gwestiwn:

• pa mor hawdd oedd defnyddio'r ffurflen
• sylwadau am brofiad y defnyddiwr

Mae hyn yn rhoi tystiolaeth glir inni ynglŷn â'r hyn y dylem ei wella.

Rhoi gwybod am ddigwyddiad

Dyma un o'n ffurflenni a ddefnyddir fwyaf.

Mae tua 80% o ddefnyddwyr yn dweud bod y ffurflen yn hawdd neu'n hawdd iawn i’w defnyddio.

Fodd bynnag, bydd defnyddwyr yn aml yn gofyn beth sy'n digwydd ar ôl iddynt gyflwyno adroddiad. Er na allwn bob amser roi diweddariadau am achosion unigol, mae'r adborth hwn yn ein helpu i ddeall disgwyliadau defnyddwyr a gwella’r modd yr ydym yn egluro’r broses.

Gwneud cais i ddefnyddio tir rydyn ni'n ei reoli

Mae tua 75% o ddefnyddwyr yn dweud bod y ffurflen yn hawdd neu'n hawdd iawn i’w defnyddio.

Roedd rhai defnyddwyr yn ansicr a allent lanlwytho mwy nag un ddogfen.

Fe wnaethon ni ddiweddaru ein patrwm safonol ar gyfer lanlwytho ffeiliau (y dyluniad a'r geiriad a ddefnyddir ar gyfer lanlwytho dogfennau) i gynnwys testun awgrym sy'n egluro y gall defnyddwyr lanlwytho hyd at 10 ffeil. Mae'r newid bach hwn yn dileu ansicrwydd ac yn helpu defnyddwyr i deimlo’n fwy hyderus wrth lenwi’r ffurflen.

Mae defnyddwyr hefyd wedi egluro pam na allant weithiau ddarparu'r holl wybodaeth yr ydym yn gofyn amdani. Rydym wedi trosglwyddo hyn, ac adborth arall, i'r tîm.

Gwneud cais am drwydded gweithgarwch perygl llifogydd

Dywedodd defnyddwyr wrthym na allent lanlwytho ffeiliau o faint mwy.

Cynyddwyd yr uchafswm maint ffeil i ddatrys y broblem.

Gwneud cais am drwydded marchogaeth ceffylau yn Niwbwrch

Gofynnodd defnyddwyr a allent dalu ar-lein.

Fe wnaethon ni adeiladu prototeip drwy ddefnyddio cyfleuster talu GOV.UK. Er i daliadau gael eu tynnu o'r gwasanaeth yn ddiweddarach, defnyddiwyd y prototeip yn sail ar gyfer gwasanaethau talu eraill sydd bellach yn weithredol. 

Gwneud adborth yn rhan o'n proses

Rydym bellach yn derbyn mwy o adborth i ddeall yn well sut mae ein gwasanaethau'n gweithio.

Oherwydd hyn, mae adborth dewisol wedi dod yn rhan o'n proses ddylunio ar gyfer ffurflenni newydd a ffurflenni wedi'u diweddaru.

Rydym yn adolygu ymatebion yn rheolaidd ac yn eu defnyddio i ddatrys problemau a chynllunio gwelliannau.

Yn bwysicaf oll, rydym nawr yn clywed yn uniongyrchol gan ddefnyddwyr. Mae eu hadborth yn ein helpu i ddylunio gwasanaethau cliriach a mwy hygyrch.